Procédure à l'attention des doctorants

Cher-e doctorant-e,

Si vous remplissez les conditions ci-dessous, vous êtes prêt à soutenir votre thèse de doctorat :

  1. Votre thèse est achevée, prête à être transmise et/ou imprimée (n’oubliez pas de rédiger un résumé représentant 10% de votre thèse si celle-ci est rédigée en Anglais)
  2. Votre dossier d’inscription administratif est à jour
  3. Dans le cas d’un doctorat en cotutelle, les avenants sont à jour
  4. Vos modules de formation doctorale sont tous validés (dans le cas où des modules ne sont pas validés avant et après votre soutenance aucun document officiel ne vous sera transmis à l’issue de celle-ci)
  5. Votre directeur-trice de thèse envoie au laboratoire la proposition de jury (version numérique), pour signature.

Vous devez contacter l’École Doctorale SHS (Carole Calandre au 03.20.41.62.12) afin d’obtenir les informations concernant les documents liés à votre soutenance.

Vous pouvez contacter Carole Calandre de l’École Doctorale SHS (03.20.41.62.12) afin d’obtenir les informations concernant les documents liés à votre soutenance.

  1. Créer votre compte « ADUM » (voir copie d'écran)
  2. Compléter le formulaire d’enregistrement de la thèse et transmettre au SCD

    • Pour les formalités de dépôt de votre thèse
    • Renseigner l’application STEP
            votre identifiant : votre adresse mail (à la création de la fiche)
            votre mot de passe = votre date de naissance JJMMAAAA

  3. Réserver, auprès de Carole Calandre, votre salle de soutenance à la Maison de la recherche
  4. Prendre rendez-vous avec Michel Dalle, ANRT (03.20.41.73.32) pour la remise en format numérique également et/ou programmer un rendez-vous pour l’édition en format papier si nécessaire.
            Comptez 5 jours pour l’édition.
            Remettre à M. Dalle l’attestation de dépôt, la charte signée ainsi que l’avis de diffusion
  5. Parallèlement votre directeur•trice envoie au laboratoire la proposition de jury.

L’École Doctorale vous transmet l’accord pour la composition de jury.

Vous pouvez maintenant renseigner la proposition de jury sur ADUM dans l’onglet « déclarer sa soutenance » (voir copie d'écran)

  • Imprimer la « demande d’autorisation de soutenance »,
  • La faire signer par votre directeur de thèse
  • Puis la transmettre à Carole Calandre pour validation par la directrice de l’ED-SHS.

Les pré-rapports seront validés par l’École Doctorale SHS puis par l’établissement.

Vous ou votre directeur•trice de thèse pourrez télécharger et imprimer dans ADUM les documents du jury dans « espace doctorant » ou « directeur de thèse »

Le directeur de thèse doit se munir des documents de jury:

  • PV, document relatif au rapport final (transmis par le bureau des Affaires Doctorales),
  • Attestation de visioconférence*,
  • Demande de correction

 

* Si votre soutenance doit se dérouler en visioconférence le président de jury devra remplir une attestation de conformité.

Le président de jury devra remettre à l’École doctorale et au service des affaires doctorales :

  • le PV,
  • Le rapports de soutenance (maximum 1 mois après la soutenance):
  • L'avis de jury.

Sans ces documents, l'École doctorale ne peut éditer ni attestation ni demander l’édition du diplôme.

Une attestation de doctorat vous sera transmise dans l’attente de votre diplôme.

Le président de jury transmet, 1 mois après la soutenance, le rapport final à l’ED qui vous le transmettra par la suite.

 

Autres procédures et documents relatifs à votre soutenance (Guide de la soutenance de thèse UDL - Arrêté du 25 mai 2016)

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Procédure à l'attention des directeurs de thèse

  1. Votre laboratoire doit être informé de la soutenance à venir afin d’anticiper les frais liés à la logistique. Vous devez donc remplir et faire valider de façon numérique l’onglet « doctorant » et « jury »du fichier « Fichier proposition de jury »

  2. Le laboratoire transmettra le fichier par mail à Carole Calandre, de l’ED SHS.
    Cet envoi est primordial car il va enclencher la procédure de soutenance pour votre doctorant•e.
  1. Création de votre compte sur « ADUM »
    Vous devez saisir votre nom et votre prénom, puis cliquer sur « j’ai oublié mon mot de passe »

  2. Vous devrez vérifier et valider le jury de thèse dans votre espace.

  3. Vous signerez la demande d’autorisation de soutenance qui vous sera remise par votre doctorant•e, qui la remettra ensuite à Carole Calandre pour validation par l’ED.

Le directeur•trice de thèse télécharge et imprime les documents du jury dans son espace personnel :

  • PV,
  • Document relatif au rapport final,
  • demande de dérogation relative à la soutenance...

 

Si votre soutenance doit se dérouler en visioconférence, le président de jury devra remplir une attestation de conformité

Le directeur•trice de thèse transmet

  • le PV
  • le rapport de soutenance

au Service Affaires doctorales et transmet également une copie à Carole Calandre de l’ED-SHS.