Institut de Recherches Historiques du Septentrion

Politique et pratique budgétaires de l'IRHiS

(Approuvé par le Conseil de laboratoire du 16 février 2017)

Ce document rassemble les informations destinées aux membres de l’IRHiS concernant les conditions d’utilisation et d’attribution des moyens financiers au sein du laboratoire.
La politique budgétaire du laboratoire pour les cinq années à venir se définit par des choix et des priorités correspondants,pour l’essentiel, au texte du Contrat 2015-2019.
La direction, après consultation du Conseil de laboratoire, veillera, au vu des dotations allouées à l’IRHiS, à une répartition équitable des moyens, mais en tenant compte, dans la mesure du possible, des besoins spécifiques liés à la nature des différentes recherches du laboratoire.

  • La direction de l’unité présente au Conseil de laboratoire le budget prévisionnel de l’année, en début d’année civile. Les coordinateurs d’axe gèrent le budget attribué aux axes, en informant dûment et régulièrement le pôle de gestion du laboratoire.
  • Les demandes d’aides au titre des « nouveaux projets » sont examinées par le Conseil de laboratoire, exceptionnellement par le bureau (selon les dates de dépôt des projets), sur la base d’un dossier complet remis à la secrétaire générale du laboratoire (voir dans l'item "Les financements", la rubrique "nouveaux projets").
  • Les demandes d’aides au titre des missions et des activités scientifiques sont examinées par les coordinateurs d’axe, ou directement par la direction pour les personnels BIATS/ITA (voir dans l'item "Les financements", les rubriques "missions" et "activité scientifique). Pour les demandes d’aides à la mobilité des doctorants, voir dans l'item "jeunes chercheurs", la rubrique "les aides".
  • Les demandes d’aides au titre de la valorisation de la recherche (traduction, publication) sont examinées par les coordinateurs d’axe (voir dans l'item "Les financements", les rubriques "traduction" et "publication").
  • Toutes les demandes d’aides font l’objet d’une décision motivée du directeur de l’unité.
  • les demandes de financement 2018 auprès des axes (missions, activités, valorisation) se font à trois moments de l'année budgétaire. Elles sont immédiatement suivies d'un Conseil de laboratoire qui valide les dépenses selon les propositions des responsables d'axes :
          - 15 novembre au 15 décembre année N-1 pour les dépenses de janvier à avril année N,
          - 15 mars au 15 avril année N pour les dépenses de mai à août année N,
          - 15 juin au 15 juillet année N1 pour les dépenses de septembre à décembre année N.
  • aux missions et aux activités scientifiques s’inscrivant dans les orientations scientifiques des axes.
  • à des projets émergents préparatoires d’appels à projet régionaux, nationaux et internationaux ("nouveaux projets").
  • à la formation des doctorants.
  • à la valorisation de la recherche, selon les orientations définies par le laboratoire.
  • à l’équipement et au fonctionnement collectif de l’unité.
  • Les demandes de subvention non renseignées par les formulaires susdits.
  • Les frais d’équipement des membres (matériels informatiques[ordinateurs, imprimantes, clés USB...], pochettes, stylos, etc.

  • Toute mission, c’est-à-dire tout déplacement lié à l’exécution du service hors de la résidence administrative, doit obligatoirement faire l’objet d’un ordre de mission.
  • L’ordre de mission permet le remboursement des frais liés à la mission et d’assurer une couverture sociale au missionnaire au titre des accidents du travail. Important : en l’absence d’un ordre de mission délivré préalablement à la mission par l’université de Lille-SHS ou le CNRS, via le laboratoire, en qualité d’employeur, la couverture sociale n’est pas assurée.
  • Pour être valide,l’ordre de mission est signé

    • par le missionnaire, par la direction de l’unité et par les services financiers de l’Université Lille pour les missions émises sur le budget de l’université de Lille.
    • par la direction de l’unité ou la secrétaire générale du laboratoire pour les missions émises sur le budget CNRS.
    • NB : Si vous partez en mission pendant vos heures de cours, vous devez non seulement établir une autorisation d'absence auprès du directeur de l'UFR (et récupérer vos cours) mais également établir un ordre de mission s'il y a remboursement des frais.

  • L’ordre de mission doit être établi dans la mesure du possible

    • entre 15 et 8 jours avant le départ pour une mission en France (exceptionnellement, la veille du départ sous réserve que le pôle Gestion puisse le faire).
    • entre un mois et 15 jours avant le départ pour une mission à l’étranger (hors UE).
    • au moins deux mois avant le départ pour une mission dans un "pays à risque", émargeant au budget du CNRS car cela nécessite une autorisation du Fonctionnaire de Défense.

  • Aucun ordre de mission ne pourra être établi a posteriori.
  • Aucun ordre de mission avec frais ne pourra être établi aux membres de l’unité (Lille et CNRS) venant de leur résidence familiale vers leur résidence administrative que ce soit pour une manifestation organisée au sein de leur résidence administrative, que ce soit pour une soutenance de thèse ou toute autre activité.
  • Les dates indiquées sur l’ordre de mission doivent être respectées, tout changement entraînant l’établissement d’un nouvel ordre de mission.

  • Les indemnités forfaitaires se limitent à la prise en charge des frais dans la limite du taux de remboursement du Ministère précisé dans le décret de 2006-781 du 3 juillet 2016. Pour attester la réalité des frais engagés, le missionnaire doit présenter au moins une facture d’hébergement à titre onéreux (Il est conseillé de garder toutes pièces justificatives du ticket de restaurant, au ticket de taxi/bus, en passant par les billets de transports même si ceux-ci ont été pris par le pôle Gestion via le marché)

  • Hébergement

    • Université de Lille : plafond de 90€ pour la province, 120€ pour Paris intra-muros (petit déjeuner compris). Si la facture est inférieure au plafond, le remboursement s’effectue aux frais réels, pour un minimum de 60€.

    • CNRS : Le marché national d'hébergement en vigueur permet de dépasser le montant de 60€ puisque "l’offre du prestataire consiste à proposer à tous les missionnaires des hébergements dans des hôtels situés à moins d’une demi-heure du lieu de mission et accessibles par les transports en commun, dans la limite d’un coût, hors frais d’agence, de 90€ par nuitée (110€ pour les chambres double)".
      "En cas d’impossibilité de la part du titulaire du marché d’hébergement de fournir les prestations demandées (attestation du titulaire du marché national : copie d’écran, par exemple), le missionnaire peut être remboursé de ses frais d’hébergement sur la base du montant réel des frais engagés et sur production de justificatifs, dans la limite d’un plafond de 90€ par nuitée, mais avec un montant minimal de 60€. Si le missionnaire n’a pas recours au marché, il est indemnisé sur la base du taux forfaitaire maximal prévu par le décret 2006-781 (soit 60€ par nuitée)"
      L’entreprise qui assure ces prestations est Klee via le portail SIMBAD [Guide du voyageur]

  • Repas 15,25€. Aucun remboursement de repas, en cas de déplacement dans la métropole lilloise.

  • Déplacements


    ATTENTION : Depuis janvier 2014, l’Université de Lille acceptait le remboursement de toute mission, dans le cas où le missionnaire avai fait l’avance financière (solution recommandée).
                          MAIS depuis la fusion et avec la mise en place de la réservation via le portail, nous n'avons pas encore d'information sur cette mesure.

    IMPORTANT :  Tout changement de dernière minute de billet de train opéré par le missionnaire et encourant des frais supplémentaires seront à la charge du missionnaire

Il est impératif qu’avant tout engagement financier, le missionnaire se mette en rapport avec le pôle Gestion de l’IRHiS chargé du suivi financier et comptable du laboratoire (Martine Duhamel et/ou Christine Aubry).

INFORMATION : que ce soit par l'UdL ou par le CNRS, il est impossible de prendre en charge les frais de déplacement et/ou d'hébergement d'un membre du laboratoire de son lieu de résidence à son lieu de rattachement.

  • Il est impératif de s’assurer de la disponibilité des salles de l’IRHiS (salle de séminaire, de réunion ou d’équipes) avant de fixer une date de manifestation scientifique.
  • Pour tout engagement financier, il est impératif de se mettre en rapport avec le pôle Gestion du laboratoire au moins un mois avant la manifestation.