Institut de Recherches Historiques du Septentrion

Note de cadrage pour l'élaboration du budget 2020 (31 janvier 2020)

FONCTIONNEMENT

La présente note rassemble les informations destinées aux membres de l’IRHiS concernant les conditions d’attribution et de mise en œuvre des moyens financiers de fonctionnement.

La politique budgétaire du laboratoire est fixée par les choix et les priorités de recherche du contrat 2020-2024.

La direction, sur proposition des responsables de pôle et après consultation du conseil de laboratoire, veillera, au vu des dotations allouées à l’IRHiS, à une répartition équitable des moyens, en tenant compte, dans la mesure du possible, des besoins spécifiques liés à la nature des différents pôles de recherches.

Les porteurs de projets seront informés au plus vite des arbitrages budgétaires rendus par le conseil.

1. Demandes éligibles

Toutes les demandes seront formulées à l’aide des formulaires téléchargeables, selon le besoin à financer, sur le site de l’IRHiS. Dans le cas contraire, elles ne pourront être prises en compte.

L’enveloppe est globale. Il n’y a pas budget par pôle. Le mode d’attribution des crédits s’effectue par type de financement et selon une grille de priorités.

Toutes les demandes de financement sont examinées par le Conseil, sur avis scientifique des responsables des pôles.

Les demandes de financement peuvent concerner :

·       L’organisation de manifestations scientifiques ou de séminaires ;

·       Les missions de recherche et/ou de terrain pour un montant supérieur à 150 € ; la mobilité des doctorants ;

·       La participation aux activités de programmes ou des réseaux de recherche (locaux, nationaux, internationaux) ;

·       La participation à des congrès ou colloques, nationaux ou internationaux, à des séminaires ;

·       La valorisation scientifique au sens large : subvention de publications (notamment de travaux menés à l’IRHiS : thèses et HDR), droits d’illustrations, traductions.

Les demandes de prise en charge de missions de recherche pour un montant inférieur à 150 € seront traitées au fil de l’eau, à condition d’être transmise au moins un mois avant la mission, par l’équipe de direction dans la mesure où elles seront considérées comme éligibles au vu des critères présentés plus haut.

De même, les demandes de soutien à la mobilité des doctorants seront traitées au fil de l’eau par l’équipe de direction dans les mêmes conditions, à condition d’être transmise au moins un mois avant la mission.

2. Priorités

Les priorités susceptibles de justifier la satisfaction, complète ou partielle, ainsi que le refus des demandes sont les suivantes :

·       Demandes explicitement inscrites dans les pôles du contrat 2020-2024, afin de veiller à la cohérence de la programmation scientifique de l’IRHiS ;

·       Initiatives collectives associant au moins 2 membres de l’IRHiS (doctorants compris), afin de favoriser les synergies internes ;

·       Demandes attestant d’une recherche d’autres types de financement, notamment de l’AAP Manifestations scientifiques lancés par l’ULille, des AAP proposés par le service des Relations internationales ULille, des AAP de la MESHS, des séminaires financés par l’École doctorale, etc.

·       Projets associant des centres de recherche étrangers afin de favoriser l’internationalisation des activités du laboratoire ;

·       Projets s’inscrivant dans une logique scientifique de moyen ou long terme afin de privilégier des stratégies scientifiques cohérentes et suivies ;

·       Initiatives impliquant de jeunes chercheurs (doctorant, jeune docteur, post-doctorant, quelles que soient leurs origines universitaires) ;

·       Demandes contribuant à la préparation d’une HDR.

3. Organisation des manifestations scientifiques

Les organisateurs de manifestations scientifiques sont invités à s’assurer de la disponibilité des salles de l’IRHiS (salle de séminaire et/ou de réunion) avant de fixer une date.

Pour tout engagement financier, il est impératif de se mettre en rapport avec le pôle Gestion du laboratoire entre 2 et 3 mois avant la manifestation. Le délai est de 1 an à 6 mois avant la manifestation pour la réservation des hôtels.

4. Frais de déplacement

Il est impératif qu’avant tout engagement financier, le missionnaire se mette en rapport avec le pôle Gestion de l’IRHiS chargé du suivi financier et comptable du laboratoire (Martine Duhamel et/ou Christine Aubry).

Réservations :

·       Université de Lille : par le missionnaire lui-même ou via le portail CAP5

·       CNRS : obligatoirement via le portail RYDOO

Tout changement de dernière minute de billet de train opéré par le missionnaire et encourant des frais supplémentaires sera à la charge du missionnaire.

5. Ordres de mission

Toute mission, c’est-à-dire tout déplacement lié à l’exécution du service hors de la résidence administrative, doit obligatoirement faire l’objet d’un ordre de mission avant la mission, qu’elle fasse ou nom l’objet d’une prise en charge des frais (ordre de mission avec ou sans frais).

L’ordre de mission permet, le cas échéant, le remboursement des frais liés à la mission et, dans tous les cas, assurer une couverture sociale au missionnaire au titre des accidents du travail. En l’absence d’un ordre de mission délivré préalablement à la mission par l’université de Lille ou le CNRS via le laboratoire, en qualité d’employeur, la couverture sociale n’est pas assurée.

Pour être validé, l’ordre de mission doit être signé par la direction de l’unité pour les missions émises sur le budget de l’Université de Lille et/ou sur le budget CNRS.

Une mission pendant des heures d’enseignement nécessite, en plus d’un ordre de mission, l’établissement d’une autorisation d’absence auprès du directeur de la composante et impose de récupérer les cours.

L’ordre de mission doit être établi dans la mesure du possible :

·       entre 15 et 8 jours avant le départ pour une mission en France et dans l’UE ;

·       entre 1 mois et 15 jours avant le départ pour une mission à l’étranger (hors UE) ;

·       au moins 2 mois avant le départ pour une mission dans un « pays à risque », émargeant au budget du CNRS car cela nécessite une autorisation du Fonctionnaire de Défense.

IMPORTANT

·       Aucun ordre de mission ne pourra être établi a posteriori.

·       Aucun ordre de mission avec frais ne pourra être établi pour les membres de l’unité venant de leur résidence familiale vers leur résidence administrative, que ce soit pour une manifestation organisée au sein de leur résidence administrative, pour une soutenance de thèse ou toute autre activité.

·       Les dates indiquées sur l’ordre de mission doivent être respectées, tout changement entraînant l’établissement d’un nouvel ordre de mission.

6. Indemnités forfaitaires

Les indemnités forfaitaires correspondent à la prise en charge des frais dans la limite du taux de remboursement du Ministère précisé dans le décret de 2006-781 du 3 juillet 2016. Pour attester la réalité des frais engagés, le missionnaire doit présenter au moins une facture d’hébergement à titre onéreux (Il est conseillé de garder toutes pièces justificatives du ticket de restaurant, au ticket de taxi/bus, en passant par les billets de transports même si ceux-ci ont été pris par le pôle Gestion via le marché).

Hébergement

·       Université de Lille : plafond de 90 € par nuitée en province, 120 € pour Paris intra-muros (petit déjeuner compris). Si la facture est inférieure au plafond, le remboursement s’effectue aux frais réels, pour un minimum de 60 €.

·       CNRS : le marché national d’hébergement en vigueur permet de dépasser le montant de 60 €, en réservant via le marché d’hébergement via le portail RYDOO puisque « l’offre du prestataire consiste à proposer à tous les missionnaires des hébergements dans des hôtels situés à moins d’une demi-heure du lieu de mission et accessibles par les transports en commun, dans la limite d’un coût, hors frais d’agence, de 90 € par nuitée (110 € pour les chambres double) ».

« En cas d’impossibilité de la part du titulaire du marché d’hébergement de fournir les prestations demandées (attestation du titulaire du marché national : copie d’écran, par exemple), le missionnaire peut être remboursé de ses frais d’hébergement sur la base du montant réel des frais engagés et sur production de justificatifs, dans la limite d’un plafond de 90 € par nuitée ».

Repas

·       L’indemnité de repas est fixée à 17,50 €.

·       Aucun remboursement n’est possible en cas de déplacement dans la métropole lilloise.