Financer …
NOTE POUR L’ÉLABORATION DU BUDGET 2025
La présente note rassemble les informations destinées aux membres de l’IRHiS concernant les conditions d’attribution et de mise en oeuvre des moyens financiers de fonctionnement.
Pour 2025, comme en 2024, la dotation attribuée à l’IRHIS par l’Université se monte à 79 106 € à laquelle s’ajoutent 10 790 € au titre de la LPR 2025.
Le montant de la dotation du CNRS sera connu en janvier 2025. En 2024, il s’élevait à 16 000 €.
La politique budgétaire du laboratoire est fixée par les choix et les priorités de recherche du contrat 2020-2025.
La direction, sur proposition des responsables de pôle et après consultation du conseil de laboratoire, veillera, au vu des dotations allouées à l’IRHiS, à une répartition équitable des moyens, en tenant compte, dans la mesure du possible, des besoins spécifiques liés à la nature des différents pôles de recherches.
Les porteurs de projets seront informés au plus vite des arbitrages budgétaires rendus par le conseil.1. Calendrier 2025
Lancement de l’appel auprès des membres du laboratoire —> 6 novembre 2024
Retour des demandes de financement —> 10 janvier 2025
Conseil statuant sur le budget —> 24 janvier 2025
2. Demandes éligibles
Les dispositions suivantes concernent les membres statutaires et les doctorants.
Toutes les demandes seront exprimées à l’aide des formulaires téléchargeables sur le site de l’IRHiS dans l’onglet « Espace membres » – « Financer… ».
Pour des questions de disponibilité des crédits, les activités sont IMPÉRATIVEMENT à programmer entre le 15 février et le 30 novembre 2025.
L’enveloppe est globale. Il n’y a pas budget par pôle. Le mode d’attribution des crédits s’effectue par type de financement et selon une grille de priorités.
Toutes les demandes de financement sont examinées par le Conseil, sur avis scientifique des responsables des pôles.
Les demandes de financement portent sur :
— L’organisation de manifestations scientifiques ou de séminaires ;
— Les missions de recherche et/ou de terrain pour un montant supérieur à 150 € ; la mobilité des doctorants ;
— La participation aux activités de programmes ou des réseaux de recherche (locaux, nationaux, internationaux) ;
— La participation à des congrès ou colloques, nationaux ou internationaux, à des séminaires ;
— La valorisation scientifique au sens large : subvention de publications (notamment de travaux menés à l’IRHiS : thèses et HDR), droits à l’image, traductions.
Pour les membres statutaires comme pour les doctorants, les demandes de prise en charge de missions de recherche pour un montant inférieur à 150 € seront traitées au fil de l’eau, à condition d’être transmises au moins un mois avant la mission, par l’équipe de direction dans la mesure où elles seront considérées comme éligibles au vu des critères présentés plus haut.
3. Priorités
Les priorités susceptibles de justifier la satisfaction, complète ou partielle, ainsi que le refus des demandes sont les suivantes :
— Demandes explicitement inscrites dans les pôles du contrat 2020-2025, afin de veiller à la cohérence de la programmation scientifique de l’IRHiS ;
— Initiatives collectives associant au moins 2 membres de l’IRHiS (doctorants compris), afin de favoriser les synergies internes ;
— Demandes attestant d’une recherche d’autres types de financement, notamment les AAP lancés par ULille, proposés par le service des Relations internationales ULille, la MESHS, les séminaires financés par l’École doctorale, etc.
— Projets associant des centres de recherche étrangers afin de favoriser l’internationalisation des activités du laboratoire ;
— Projets s’inscrivant dans une logique scientifique de moyen ou long terme afin de privilégier des stratégies scientifiques cohérentes et suivies ;
— Initiatives impliquant de jeunes chercheurs (doctorants, jeunes docteurs, post-doctorants, quelles que soient leurs origines universitaires) ;
— Demandes contribuant à la préparation d’une HDR.
4. Organisation des manifestations scientifiques
Les organisateurs de manifestations scientifiques sont invités à s’assurer de la disponibilité des salles de l’IRHiS (salle de séminaire et/ou de réunion) avant de fixer une date.
Le pôle gestion est à la disposition des futurs organisateurs pour établir le budget prévisionnel.
Pour tout engagement financier, il est impératif de se mettre en rapport avec le pôle Gestion du laboratoire entre 3 et 6 mois avant la manifestation. Le délai est de 1 an à 6 mois avant la manifestation pour la réservation des hôtels.
5. Frais de déplacement
Il est impératif qu’avant tout engagement financier, le missionnaire se mette en rapport avec le pôle Gestion de l’IRHiS chargé du suivi financier et comptable du laboratoire (Martine Duhamel, Aurélie Ducroquet et/ou Christine Aubry).
Réservations :
— UNIVERSITE DE LILLE : par le missionnaire lui-même ou via le portail FCM Travel ULille
— CNRS : obligatoirement via la nouvelle plateforme ÉTAMINE–NOTILUS
Tout changement de dernière minute de billet de train opéré par le missionnaire et encourant des frais supplémentaires sera à la charge du missionnaire.
Aucun remboursement n’est possible en cas de déplacement dans la métropole lilloise ou de mission rétroactive.
Les tests de dépistage COVID-19 et de visa ne sont pas remboursables.
Pour l’utilisation d’un véhicule personnel, fournir le formulaire d’autorisation d’utilisation d’un véhicule personnel avec la photocopie de la carte grise ainsi qu’une attestation d’assurance. Le calcul des indemnités
kilométriques se fera en fonction du nombre de km et du nombre de CV de la voiture.
Les indemnités forfaitaires sont détaillées en annexes.
6. Ordres de mission
Toute mission, c’est-à-dire tout déplacement lié à l’exécution du service hors de la résidence administrative, doit obligatoirement faire l’objet d’un ordre de mission avant la mission, qu’elle fasse ou nom l’objet d’une prise en charge des frais (ordre de mission avec ou sans frais).
L’ordre de mission permet, le cas échéant, le remboursement des frais liés à la mission et, dans tous les cas, d’assurer une couverture sociale au missionnaire au titre des accidents du travail. En l’absence d’un ordre de mission délivré préalablement à la mission par l’université de Lille ou le CNRS via le laboratoire, en qualité d’employeur, la couverture sociale n’est pas assurée.
Pour être validé, l’ordre de mission doit être signé par la direction de l’unité ou le·la délégataire de signature pour les missions émises sur le budget de l’Université de Lille et/ou sur le budget CNRS.
Une mission pendant des heures d’enseignement nécessite, en plus d’un ordre de mission, l’établissement d’une autorisation d’absence auprès du directeur de la composante et impose de récupérer les cours.
L’ordre de mission doit être établi dans la mesure du possible :
— entre 15 et 8 jours avant le départ pour une mission en France et dans l’UE ;
— entre 1 mois et 15 jours avant le départ pour une mission à l’étranger (hors UE) ;
— au moins 2 mois avant le départ pour une mission dans un « pays à risque », émargeant au budget Université de Lille et/ou CNRS car cela nécessite une autorisation des Fonctionnaires de Défense des tutelles.
IMPORTANT
— Aucun ordre de mission ne pourra être établi a posteriori.
— Aucun ordre de mission avec frais ne pourra être établi pour les membres de l’unité venant de leur résidence familiale vers leur résidence administrative, que ce soit pour une manifestation organisée au sein de leur résidence administrative, pour une soutenance de thèse ou toute autre activité.
— Les dates indiquées sur l’ordre de mission doivent être respectées, tout changement entraînant l’établissement d’un nouvel ordre de mission.
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ANNEXE — Indemnités forfaitaires
Les indemnités forfaitaires correspondent à la prise en charge des frais dans la limite du taux de remboursement du Ministère précisé dans le décret de 2006-781 du 3 juillet 2016. Pour attester la réalité des frais engagés, le missionnaire doit présenter au moins une facture d’hébergement à titre onéreux (Il est impératif de garder toutes pièces justificatives du ticket de restaurant, au ticket de taxi/bus/métro, en passant par les billets de transports (cartes d’embarquement pour les avions) même si ceux-ci ont été pris par le pôle Gestion via les marchés).
Repas : L’indemnité de repas est fixée à 20 €.
Hébergement en France
— UNIVERSITE DE LILLE : plafond de 90 € par nuitée en province, 120 € pour les grandes villes (> 200 000 habitants, donc Lille) et les communes de la métropole du Grand Paris, et 140 € pour Paris intra-muros (petit déjeuner et taxe de séjour compris). Si la facture est inférieure au plafond, le remboursement s’effectue aux frais réels, pour un minimum de 60 €.
— CNRS : Tous les agents dont le déplacement implique une ou plusieurs nuitées, doivent obligatoirement utiliser les prestations d’hébergement proposées par le titulaire du marché national conclu par le CNRS à cet effet, quelle que soit leur qualité. Dans ce cas, aucune indemnité journalière n’est due à l’agent à ce titre, le prestataire étant directement payé par l’établissement.
L’offre du prestataire consiste à proposer à tous les missionnaires des hébergements dans des hôtels situés à une distance de moins de 3 km du lieu de mission et accessibles par les transports en commun, dans la limite d’un prix, hors frais d’agence de :
* 170 € par nuitée à Paris et dans les départements d’Île-de-France situés en petite couronne (Hauts-de-Seine, Seine- Saint-Denis et Val-de-Marne) [180 € pour les chambres doubles].
* 120 € par nuitée dans les départements d’Ile-de-France situés en grande couronne (Yvelines, Val-d’Oise, Seine-et- Marne et Essonne) et dans les villes de province de plus de 200 000 habitants (Bordeaux, Lille, Lyon, Marseille, Montpellier, Nice, Nantes, Strasbourg, Rennes, Toulouse) [130 € pour les chambres doubles].
* 110 € par nuitée dans les autres communes de province [120 € pour les chambres doubles].
En cas d’impossibilité de la part du titulaire du marché d’hébergement de fournir les prestations demandées (joindre une attestation du titulaire du marché national : copie d’écran par exemple) ou en cas d’imprévisibilité de la mission, le missionnaire peut être remboursé de ses frais d’hébergement sur la base du montant effectivement engagé, sur production de justificatifs et dans la limite des plafonds applicables dans le cadre du marché, soit 170 € pour une chambre simple et 180 € pour une chambre double par nuitée à Paris et en petite couronne, 120 € pour une chambre simple et 130 € pour une chambre double par nuitée en grande couronne et dans les villes de province de plus de 200 000 habitants et 110 € pour une chambre simple et 120 € pour une chambre double par nuitée dans les autres
communes.
Si le missionnaire n’a pas recouru au marché alors qu’il le devait, il est indemnisé, sur production de justificatif, sur la base du taux forfaitaire maximal prévu par l’arrêté du 3 juillet 2006 modifié (140 € par nuitée pour la commune de Paris, 120 € pour les communes de la métropole du Grand Paris hors Paris et les villes de plus de 200 000 habitants et 90 € pour les autres communes), même si le montant qu’il a effectivement engagé est inférieur.
« En cas d’impossibilité de la part du titulaire du marché d’hébergement de fournir les prestations demandées (attestation du titulaire du marché national : copie d’écran, par exemple), le missionnaire peut être remboursé de ses frais d’hébergement sur la base du montant réel des frais engagés et sur production de justificatifs, dans la limite d’un plafond de 90 € par nuitée ».