Aide à activité scientifique

AVANT LE 15 DÉCEMBRE 2025 — 16h auprès d'Aurélie Ducroquet
ATTENTION : Nous vous rappelons que toute demande devra être soumise au directeur-rice d'unité préalablement au dépôt sur l'application. La demande comportera l'avis du DU ainsi qu'un classement en cas de demandes multiples émanant d'une même unité. 

Dans le cadre du dispositif régional VALORIS (soutien aux Manifestations Scientifiques), l'appel à projet est mis en œuvre, en 2 sessions annuelles.
       Dépôt des dossiers au 15 janvier : manifestions se déroulant au 2nd semestre de l'année N donnant lieu à décision en Commission permanente de mai-juin (année N).
       Dépôt des dossiers  au 15 mai : manifestation se déroulant au 1er semestre de l'année N+1 donnant lieu à décision en Commission permanente d'octobre-novembre (année N).

Ce présent message concerne la session du 15 janvier 2026 : manifestations se déroulant du 1er juillet au 31 décembre 2026.

La Direction d'Appui à la Recherche (DAR) se charge de saisir les demandes sur la plateforme PAS.
Toute demande devra être soumise au directeur·trice de l'unité préalablement à la transmission. La demande comportera une attestation de cofinancement signée du DU.
L'agent comptable de l'ULille demande l'application de la TVA règlementaire à 10% sur les frais d'inscription. La TVA sera collectée et reversée à l'administration fiscale.

Calendrier :
Manifestations Scientifiques se déroulant de juillet à décembre 2026
        - transmission des demandes à la DAR pour le 02/01/2026 au plus tard pour étude des dossiers (envoi d'un accusé de réception par la DAR)
        - saisie sur la plateforme PAS par la DAR le 15/01/2026 au plus tard
        - passage en conseil scientifique à ULille de Février 2026
        - examen en commission permanente Région entre mai et juin 2025

De plus l'ensemble des recettes et dépenses inscrites à votre budget doivent impérativement être gérées au sein de l'établissement porteur -> ci-joint la procédure de gestion financière des colloques de recherche organisés par l’établissement.
Nous attirons votre attention sur le fait que l'Université et la Région incitent les porteurs à rechercher des cofinancements.

1. Manifestations scientifiques Petite Ampleur (MSPA) 
    Les colloques (non concernés par les critères exigés pour les manifestations scientifiques de grande ampleur), les symposia, les écoles thématiques, se tenant en Hauts-de-France, ayant une vocation régionale (intervenants et participants majoritairement régionaux), nationale ou européenne (intervenants et participants majoritairement nationaux ou européens) et sollicitant un soutien régional compris entre 1.000€ et 2.999€

1.1. Critères MSPA
    Seront privilégiées les manifestations qui répondent pleinement aux exigences souhaitées de qualité scientifique, d’attractivité du territoire régional. La Région portera une attention particulière aux manifestations prenant en compte les critères suivants :
        • caractère interdisciplinaire des échanges scientifiques,
        • diversité des participants (chercheurs, enseignants, collectivités, entreprises…),
        • participation de doctorants et jeunes chercheurs (réduction des frais d’inscription, communications, posters…),
        • retombées sur le territoire régional (indiquer si visites techniques, si participation des entreprises régionales, des collectivités, des associations, de la presse régionale, de la presse spécialisée etc...),
        • respect des règles environnementales (réduction des émissions carbonées en privilégiant les transports propres, les circuits courts etc., et mise en place d'actions de compensation etc.),
        • équilibre de la représentation femmes/hommes (dans le comité d’organisation, parmi les communicants, intervenants, etc.),
        • solidité du plan de financement et efforts effectués pour la recherche de cofinanceurs autres que la Région Hauts-de-France.

2. Manifestations scientifiques Grande Ampleur (MSGA)
    Les colloques se tenant en Hauts-de-France :
        - disposant d’un comité scientifique et ayant une vocation internationale avec des intervenants d’au moins 3 pays différents et des participants majoritairement internationaux,
        - un minimum de 150 participants,
        - un budget global égal ou supérieur à 50.000€, un soutien régional compris entre 3.000€ et 10.000€
    Également les symposias et les écoles thématiques s’ils répondent aux critères cités ci-dessus.

2.1. Critères MSGA
    Seront privilégiées les manifestations qui répondent pleinement aux exigences souhaitées de qualité scientifique, d’attractivité du territoire régional et de rayonnement à l’international.
    La Région portera une attention particulière aux manifestations prenant en compte les critères suivants :
        • caractère interdisciplinaire des échanges scientifiques,
        • diversité des participants (chercheurs, enseignants, collectivités, entreprises…),
        • participation de doctorants et jeunes chercheurs (réduction des frais d’inscription, communications, posters…),
        • retombées sur le territoire régional (indiquer si visites techniques, si participation des entreprises régionales, des collectivités, des associations, de la presse régionale, de la presse spécialisée),
        • respect des règles environnementales (réduction des émissions carbonées en privilégiant les transports propres, les circuits courts et mise en place d'actions de compensation),
        • équilibre de la représentation femmes/hommes (dans le comité d’organisation, parmi les communicants, intervenants),
        • solidité du plan de financement et efforts effectués pour la recherche de cofinanceurs autres que la Région Hauts-de-France

Contact : DAR Structures Partenariat

=> Documents
        - MSGA dossier
        - MSPA dossier
        - MSGA/MSPA Budget
        - Procédure de gestion financière des colloques
        - Attestation DU

La demande 2025 d’aide à une activité scientifique est formulée par un membre du laboratoire (chercheurs, enseignants-chercheurs, doctorants).
Elle concerne une aide à l'organisation d'un colloque, journée d'études, séminaire…, voire participation à un séminaire reconnu par l'École doctorale
Elle doit justifier de son inscription dans les thématiques scientifiques des pôles et/ou axe transverse.
        NB : joindre la fiche technique téléchargeable sur le site de l’IRHiS « Espace membres » –> « Organiser une activité scientifique » — Attention, fiche différente si c’est un colloque ou une journée/séminaire…

La demande doit être transmise à Christine Aubry qui la transmettra aux responsables de pôles et axe transverse pour un avis scientifique motivé puis la demande sera discutée et soumise à l'aval du conseil d'unité.

            => Télécharger le formulaire 2025

Si la demande 2025 d'aide à activité scientifique est acceptée, prendre contact, IMPÉRATIVEMENT, 1 an à 3 mois avant la date de la manifestation, avec Christine Aubry pour son organisation matérielle.