Aide à activité scientifique

AVANT LE 17 avril 2025 — 16h auprès d'Aurélie Ducroquet et Christine Aubry
Dispositif régional VALORIS
ATTENTION : Toute demande devra être soumise au directeur·trice de l'unité préalablement à votre transmission. La demande comportera une attestation de cofinancement signée du DU.

Dans le cadre du dispositif régional VALORIS (soutien aux Manifestations Scientifiques), nous vous informons de l'évolution du cadrage par délibération 2023.01785 de la CP du 30 novembre 2023 (annexe 3).

L'appel à projet est mis en œuvre, en 2 sessions annuelles (4 sessions auparavant). 
       - Dépôt des dossiers au 15 janvier pour des manifestions se déroulant au 2nd semestre de l'année N, ils donneront lieu à une décision en Commission permanente de mai ou juin (année N).
       - Dépôt des dossiers  au 15 mai : manifestation se déroulant au 1er semestre de l'année N+1, ils donneront lieu à une décision en Commission permanente d'octobre ou novembre (année N).

Ce présent message concerne la session du 15 mai 2025: manifestations se déroulant du 1er janvier au 30 juin 2026.
       Nous vous invitons à nous faire parvenir les dossiers dûment renseignés à l'adresse. 
       La Direction d'Appui à la Recherche (DAR) se charge de saisir les demandes sur la plateforme Galis.

Toute demande devra être soumise au directeur ou à la directrice de l'unité préalablement à votre transmission avant le 17avril 2025.
La demande comportera une attestation de cofinancement signée du DU.

L'agent comptable de l'Université de Lille demande l'application de la TVA règlementaire à 10% sur les frais d'inscription. La TVA sera collectée et reversée à l'administration fiscale. 

Calendrier : Manifestations Scientifiques se déroulant de janvier à juin 2026
       - transmission des demandes à la DAR pour le 24/04/2025 au plus tard pour étude des dossiers
       - saisie sur la plateforme Galis par la DAR le 15/05/2025 au plus tard
       - passage en conseil scientifique à ULille le 12/06/2025
       - examen en commission permanente Région entre octobre et novembre 2025

De plus l'ensemble des recettes et dépenses inscrites à votre budget doivent impérativement être gérées au sein de l'établissement porteur.
Voici la procédure de gestion financière des colloques de recherche organisés par l’établissement.
Nous attirons votre attention sur le fait que l'Université et la Région incitent les porteurs à rechercher des cofinancements.

Manifestations scientifiques Petite Ampleur (MSPA)  
       Les colloques (non concernés par les critères exigés pour les manifestations scientifiques de grande ampleur) :
              - les symposia,
              - les écoles thématiques,
se tenant en Hauts-de-France, ayant une vocation régionale (intervenants et participants majoritairement régionaux), nationale ou européenne (intervenants et participants majoritairement nationaux ou européens) et sollicitant un soutien régional compris entre 1 000 € et 2 999 €

Critères MSPA
       Seront privilégiées les manifestations qui répondent pleinement aux exigences souhaitées de qualité scientifique, d’attractivité du territoire régional. La Région portera une attention particulière aux manifestations prenant en compte les critères suivants :
               • caractère interdisciplinaire des échanges scientifiques,
               • diversité des participants (chercheurs, enseignants, collectivités, entreprises…),
               • participation de doctorants et jeunes chercheurs (réduction des frais d’inscription, communications, posters…),
               • retombées sur le territoire régional (indiquer si visites techniques, si participation des entreprises régionales, des collectivités, des associations, de la presse régionale, de la presse spécialisée etc...),
               • respect des règles environnementales (réduction des émissions carbonées en privilégiant les transports propres, les circuits courts etc., et mise en place d'actions de compensation etc.),
               • équilibre de la représentation femmes/hommes (dans le comité d’organisation, parmi les communicants, intervenants, etc.),
               • solidité du plan de financement et efforts effectués pour la recherche de cofinanceurs autres que la Région Hauts-de-France.

Manifestations scientifiques Grande Ampleur (MSGA) 
        Les colloques se tenant en Hauts-de-France :
               • disposant d’un comité scientifique et ayant une vocation internationale avec des intervenants d’au moins 3 pays différents et des participants majoritairement internationaux,
               • un minimum de 150 participants,
               • un budget global égal ou supérieur à 50 000 euros, un soutien régional compris entre 3 000 € et 10 000 €
        Également les symposias et les écoles thématiques s’ils répondent aux critères cités ci-dessus.

Critères MSGA
        Seront privilégiées les manifestations qui répondent pleinement aux exigences souhaitées de qualité scientifique, d’attractivité du territoire régional et de rayonnement à l’international.
        La Région portera une attention particulière aux manifestations prenant en compte les critères suivants :
               • caractère interdisciplinaire des échanges scientifiques,
               • diversité des participants (chercheurs, enseignants, collectivités, entreprises…),
               • participation de doctorants et jeunes chercheurs (réduction des frais d’inscription, communications, posters…),
               • retombées sur le territoire régional (indiquer si visites techniques, si participation des entreprises régionales, des collectivités, des associations, de la presse régionale, de la presse spécialisée),
               • respect des règles environnementales (réduction des émissions carbonées en privilégiant les transports propres, les circuits courts et mise en place d'actions de compensation),
               • équilibre de la représentation femmes/hommes (dans le comité d’organisation, parmi les communicants, intervenants),
               • solidité du plan de financement et efforts effectués pour la recherche de cofinanceurs autres que la Région Hauts-de-France

Annexes 
         - MSPA MSGA Budget + dossier